aaa

BAB III

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

Tiga Aliran
dalam Ilmu Manajemen

I.Aliran Klasik

-  Teori Manajemen Ilmiah (Scientific management atau Saintifik)

-  Teori organisasi klasik

II. Aliran Perilaku

Studi Howthorne

Teori Relasi Manusia

Teori Perilaku Kontemporer

III. Aliran Manajemen Modern

Perilaku Organisasi

Aliran Kuantitatif (Manajemen Sains dan Manajemen Operasi)

Perkembangan Awal Teori Manajemen:

Dua Tokoh yg mengawali munculnya manajemen

ilmiah :

Robert Owen (1771-1858)

Perlunya SDM dan Kesejahteraan Pekerja dalam sebuah organisasi

Charles Babbage (1792-1871)

Pentingnya Efisiensi dalam kegiatan Produksi, khususnya dalam penggunaan fasilitas dan material produksi

I. Aliran Klasik

Kelompok  teori  Manajemen Ilmiah atau Saintifik

Frederich W Taylor (1856-1915)

Time and Motion Studies, Piecework pay system , Empat Prinsip dasar Manajemen Ilmiah

Frank Gilberth (1868-1924) dan Lilian Gilberth (1878-1972)

Efisiensi dalam Produksi, Psikologi Industri, dan Manajemen SDM

Henry L Gant (1861-1919)

Empat Gagasan Peningkatan Manajemen, Gantt Chart,

Harrington Emerson (1853-1931)

14 Prinsip Efisiensi

Kelompok teori organisasi klasik

     _  Henry Fayol (1841-1925)

14 Prinsip Fayol dalam Manajemen

Chaster D Mooney

4 prinsip manajemen

_ Mary Parker Follet (1868-1933)

_ Chaster I Barnard (1886-1961

Max Weber (1864-1920)

Birokrasi dalam Organisasi

Ilustrasi
Time Motion Studies dan Piecework Pay System dari Taylor

Empat Prinsip Dasar Taylor :

1.Pengembangan metode ilmiah dalam

  manajemen agar metode terbaik dalam pengerjaan tugas dapat ditentukan

2. Seleksi ilmiah untuk karyawan agar dalam pemberian tugasnya sesuai dengan kualifikasinya

3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan

4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja

●

Frank Gilberth dan Lilian Gilberth
 (1868-1924 dan 1878-1972)

Frank Gilberth :

• Metode efisiensi dalam pekerjaan         konstruksi yg memerlukan pengaturan bahan-bahan bangunan.

Lilian Gilberth :

• Berkontribusi dalam psikologi industri dan manajemen SDM   seleksi, penempatan, pelatihan, kerja tim.

• Secara ringkas pasangan ini telah memberikan kontribusi berupa metode-metode guna peningkatan efisiensi dalam pekerjaan.

•

Henry L. Gantt (1861-1919)

Empat Gagasan Gantt dalam Manajemen :

1.Kerjasama yang saling menguntungkan antara tenaga kerja dan pimpinan

2.Seleksi ilmiah tenaga kerja atau karyawan

3.Sistem insentif  untuk merangsang produktifitas karyawan dan organisasi

4.Penggunaan instruksi-instruksi kerja yang terperinci.

  Gagasan lain :

Bagan Gantt  yg dikenal dg bagan skeduling atau penjadualan kerja yang dibuat untuk kegiatan perencanaan, koordinasi dan pengawasan produksi.

Harrington Emerson (1853-1931)

12 Prinsip Efisiensi Emerson

1.Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas

2.Kegiatan yang dilakukan harus masuk akal dan realistis

3.Adanya staff yang memiliki kualifikasi yang tepat

4.Adanya kedisiplinan

5.Diberlakukannya pemberian kompensasi yang adil

6.Perlu adanya laporan dari setiap kegiatan secara tepat, akurat, dan terpercaya, sehingga diperlukan semacam sistem informasi atau akuntansi.

7.Adanya kejelasan dalam pemberian perintah, perencanaan dan pembagian kerja.

8.Adanya penetapan standar dari setiap pekerjaan, baik dari segi kualitas kerja maupun waktu pengerjaan.

9.Kondisi pekerjaan perlu distandardisasi.

10.Kegiatan operasional harus juga distandardisasikan.

11.Instruksi-instruksi praktis tertulis harus dibuat secara standar.

12.Sebagai kompensasi atas efisiensi, perlu dibuat rencana pemberian insentif.

Henry Fayol (1841-1925)

Memperkenalkan kegiatan-kegiatan operasional dari sebuah perusahaan yaitu :  Kegiatan teknis, kegiatan komersial, kegiatan keuangan, kegiatan keamanan, kegiatan akuntansi dan kegiatan manajerial (planning, organizing, directing/leading, coordinating dan controlling)

14 Prinsip Fayol dalam Manajemen

1.Pembagian Kerja – yaitu adanya spesialisasi akan meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja

2.Wewenang – yaitu adanya hak untuk memberi perintah dan dipatuhi.

3.Disiplin – harus ada respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan tujuan organisasi.

4.Kesatuan Perintah – bahwa setiap pekerja hanya menerima instruksi tentang kegiatan tertentu dari hanya seorang atasan.

5.Kesatuan Pengarahan – kegiatan operasional dala organisasi yang memiliki tujuan yang sama harus diarahkan oleh seorang manajer dengan penggunaan satu rencana.

6.Meletakkan kepentingan perseorangan di bawah kepentingan umum – kepentingan perseorangan harus diupayakan agar senantiasa dibawah kepentingan organisasi. Artinya prioritas harus didahulukan untuk kepentingan  bersama daripada kepentingan pribadi.

14 Prinsip Fayol (lanjutan)

7.Balas jasa – kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.

8.Sentralisasi – adanya keseimbangan antara pendekatan sentraliasi dengan desentralisasi

9.Garis wewenang (scalar system) – adanya garis wewenang dan perintah yang jelas.

10.Order – sumber daya organisasi termasuk sumber daya manusianya, harus ada pada waktu dan tempat yang tepat. Penempatan orang-orang harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dikerjakan.

11. Keadilan – Perlakuan dalam organisasi harus sama dan tanpa ada diskriminasi

12.Stabilitas Staf dalam Organisasi – perlu adanya kestabilan dalam menjalankan organisasi, tidak terlalu cepat ataupun terlalu lambat.

13.Inisiatif – setiap pekerja harus diberi kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan diberi kebebasan untuk merencanakan dan menjalankan tugasnya secara kreatif walaupun memungkinkan terjadi kesalahan.

14.Esprit de Corps (semangat korps) – Prinsip ini menekankan bahwa pada dasarnya kesatuan adalah sebuah kekuatan. Pelaksanaan operasional organisasi perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan, dan rasa memiliki dari para anggota yang tercermin pada semangat korps/kebersamaan.

James D. Mooney

Mengkategorikan prinsip-prinsip dasar       manajemen tertentu yg terdiri dari 4 kaidah dasar :

1.Koordinasi

2.Prinsip skalar (garis wewenang dan perintah yg jelas)

3.Prinsip fungsional (adanya fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda)

4.Prinsip staf (kejelasan perbedaan antara staf dan lini)

Mary Parker Follet (1868-1933)

• Sebagai jembatan antara teori klasik dan teori perilaku (hubungan manusia).

• Kontribusinya merupakan kritik terhadap pandangan manajemen klasik yg cenderung melihat pekerja sebagai mesin yang mekanis daripada sebagai sosok pekerja yg memiliki idealisme dan cenderung dinamis.

• Definisi manajemen “seni dalam menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang lain”

Chaster I Barnard (1886-1961)

• Pentingnya peralatan komunikasi untuk

   pencapaian tujuan kelompok

• Teori penerimaan pada wewenang

• Pelopor dalam penggunaan “pendekatan

   sistem”

Max Weber (1864-1920)

• Pentingnya birokrasi dan prosedur dalam   

  kegiatan manajemen agar keseluruhan

  organisasi bisa dijalankan dengan lancar

  dan mencapai tujuannya.

Kesimpulan mengenai Perspektif Aliran Klasik

Kontribusi Manajemen Klasik

spesialisasi pekerjaan

studi mengenai masa dan beban kerja

metode ilmiah dalam manajemen 

Dikenalnya fungsi-fungsi manajemen.

Prosedur dan Birokrasi

Keterbatasan Manajemen Klasik

Kurang memperhatikan aspek kemanusiaan dari pekerja, seperti motif, tujuan, perilaku, dan lain sebagainya

II. Aliran Hubungan Manusiawi/Neoklasik

Hugo Munstberg (1863-1916)

  Pentingnya pemahaman psikologis khususnya motivasi para pekerja

Elton Mayo , 1880 – 1949, (Studi Howthorne)

Teori Perhatian (Attention Theory)

Pekerja akan lebih produktif jika merasa diperhatikan

Teori Penerimaan Sosial (Social Acceptance Theory)

Pekerja akan menunjukkan produktifitas berdasarkan faktor penerimaan sosial

III.  Aliran Manajemen Modern

1.Perilaku organisasi (pengembangan dari aliran hubungan manusiawi/neoklasik)

2.  Aliran kuantitatif (pengembangan dari aliran manajemen ilmiah)

Teori Perilaku Organisasi

• Teori hubungan manusiawi kurang cukup menjelaskan kompleksitas dalam perkembangan organisasi dan lingkungan pada saat ini dan untuk yang akan datang.

• Kompleksitas lingkungan dan organisasi memerlukan perspektif yang lebih luas dari sekedar teori hubungan manusia saja

• Mencoba melihat organisasi dari perspektif yang lebih luas yaitu dari aspek psikologi, sosiologi, antrophologi, ekonomi, politik, dsb.

•Perhatian pada perilaku pekerja yang disebabkan oleh faktor psikologis, sosiologis, antropologis, dan lain sebagainya

•

Lanjutan

Kinerja organisasi sangat terkait dengan :

• kepuasan kerja

• Stress

• Motivasi

•Kepemimpinan

• Dinamika kelompok

•Budaya kerja

•Politik dalam organisasi

•Konflik interpersonal

•Desain organisasi

•dsb

Kontributor teori perilaku organisasi

• Abraham Maslow  (hirarki kebutuhan)

• Douglas Mc. Gregor (teori X dan Y)

• Frederic Herzberg (teori dua faktor)

• Robert Blake & Jane Mouton (Lima gaya 

   kepemimpinan)

• Freud Fidler (pendekatan kontingensi

   kepemimpinan)

• dsb 

Aliran  Kuantitatif

1.Manajemen sains

  menekankan pd penggunaan model matematika dalam penyelesaian seluruh kegiatan dan persoalan manajemen

  Ex : penentuan jumlah pekerja, melakukan peramalan vol penjualan, dsb

2.Manajemen operasi

  Merupakan salah satu bentuk aplikasi manajemen sains yang lebih memfokuskan pada kegiatan manajemen secara operasional.

  Pendekatan yg digunakan : Breakeven analysis

                                                    Simulasi

Pendekatan Manajemen

1.  Pendekatan Sistem

2. Pendekatan Kontingensi

   

Pendekatan Sistem

Sistem adalah sebagai kesatuan elemen-

elemen dalam organisasi yg memiliki fungsinya masing-masing, terintegrasi satu sama lain secara  menyeluruh dan melalui sebuah proses diarahkan untuk pencapaian tujuan.

Open System, Sub-Sistem, Sinergi dan Entropi

Pendekatan Sistem

Pendekatan Sistem

Sistem terbuka adalah sistem yang melakukan interaksi dengan lingkungan dimana kebalikannya, sistem tertutup tidak melakukan interaksi dengan lingkungan.

Sub-sistem merupakan elemen-elemen dalam sistem organisasi atau manajemen yang satu sama lainnya saling berkaitan

Sinergi adalah konsep yang menjelaskan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan secara bersama-sama akan memberikan hasil yang lebih baik daripada jika hanya dikerjakan oleh seorang saja.

Entropi adalah kondisi dimana organisasi mengalami penurunan produktifitas dan kualitasnya disebabkan ketidakmampuan dalam membaca dan beradaptasi dengan lingkungan.

Pendekatan Kontingensi

•Memandang bahwa dikarenakan karakteristik  organisasi berbeda dengan lainnya, maka pendekatan manajemen yang harus diberikan juga secara otomatis akan berbeda

•Manajer mencoba menerapkan konsep-konsep dari  berbagai aliran  menurut sikon.  Perbedaan sikon membutuhkan aplikasi teknik manajemen yang berbeda.

• Dalam sikon tertentu kombinasi kedua pendekatan digunakan (aliran klasik dan aliran hubungan manusiawi)

• Bermaksud menjembatani gap yang ada antara teori da praktek

• Memasukkan variabel-variabel lingkungan dalam analisanya

BAB IV

MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI

Pengertian Organisasi

Organisasi  merupakan sekelompok orang yang bekerjasama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu (Griffin, 2002)

Organisasi merupakan sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuanya tersebut melaui kerjasama (Erni dan Kurniawan, 2005)

Pengertian Lingkungan Organisasi

Lingkungan organisasi diartikan sebagai keseluruhan faktor luar (ekstern) dan faktor dalam (intern) organisasi yang mempunyai kekuatan langsung dan tidak langsung mempengaruhi kegiatan serta kelangsungan hidup organisasi.

Lingkungan merujuk pada lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan yang berada di luar organisasi tersebut dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi tersebut (Robbins dan Coulter, 1999)

Lingkungan dibedakan menjadi

Menurut   asalnya :

1.Lingkungan Eksternal

2.Lngkungan Internal

Menurut  Pengaruhnya :

1.Lingkungan langsung

2.Lingkungan tidak  langsung

Lingkungan Eksternal

Terdiri dari :

1.Lingkungan Eksternal Mikro (unsur-unsur yang berpengaruh langsung terhadap kinerja organisasi)

2.  Lingkungan Eksternal Makro (unsur-unsur yang berpengaruh tidak langsung terhadap kinerja organisasi)

Lingkungan Eksternal Mikro

Adalah kekuatan-kekuatan yang berada di luar kemampuan atau kendali perusahaan yang berpengaruh secara langsung terhadap kinerja organisasi dan manajemen.

Terdiri dari unsur-unsur :

1.Pelanggan (Customer)

2.Pemasok (Supplier)

3.Pesaing (Competitor)

4.Pemerintah (Government)

5.Lembaga Keuangan

6.Kelompok lainnya (Masyarakat Umum, partner strategis)

Lingkungan Eksternal Makro

Lingkungan yang berpengaruh secara tidak langsung terhadap kinerja organisasi.

Terdiri dari unsur-unsur :

1.Teknologi

2.Ekonomi

3.Politik

4.Sosial (demografi, gaya hidup dan nilai sosial)

5.Dimensi Internasional

Teknologi

• Tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan dan bagaimana bermacam-macam operasi akan dikelola.

• Perubahan teknologi mempengaruhi perusahaan dan situasi persaingan

• Inovasi teknologi menimbulkan posisi persaingan baru dalam industri-industri yang berbeda

Ekonomi

• Terjadinya perubahan biaya setiap waktu karena pengaruh faktor ekonomi seperti : inflasi, deflasi harga barang dan jasa, kebijaksanaan moneter, perubahan suku bunga, kebijaksanaan fiskal dan harga yang ditetapkan oleh pesaing dan pemasok, dll.

• Manajer dituntut untuk senantiasa menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor ekonomi tsb dengan melakukan peramalan ekonomi dan antisipasi perubahan-perubahan harga.

 Politik

•Batasan-batasan yang dilakukan pemerintah bermaksud melindungi konsumen, lingkungan atau perusahaan dan menghilangkan perlakuan tidak adil dalam pembayaran kpd karyawan, dsb.

• Ex : UU Perpajakan, Upah minimum, UU hak paten, UU Otonomi Daerah, UU anti monopoli, UU Perlindungan Kondumen, UU Ketenagakerjaan.

Sosial

• Demografi menyangkut struktur kependudukan di lingk organisasi berada.  Perubahan demografi akan menyebabkan kesempatan sekaligus ancaman bagi organisasi tergantung bagaimana organisasi mengantisipasi perubahan tersebut.  (Ex : perpindahan penduduk dari desa ke kota.  Gelombang organisasi ini menimbulkan bisnis tertentu)

• Gaya hidup, merupakan manifestasi keluar yang nampak dari sikap dan nilai seseorang.  (ex : dg banyaknya pasangan RT yang bekerja semua, memunculkan kesempatan penitipan anak, makanan siap saji, dll)

• Nilai sosial akan berpengaruh pada organisasi. Setiap negara mempunyai nilai yang berbeda-beda. (ex : Jepang para pekerja tkt bawah lebih diberi kesempatan berpartisipasi dalam pembuatan keputusan)

• Nilai-nilai dan kebiasaan masyarakat akan mempengaruhi perasaan individu tentang  organisasi dan pekerjaan yang dilakukan.  Sehingga manajer perlu mengantisipasi perubahan-perubahan iklim sosial dan mengembangkan cara-cara menghadapinya. 

•

Dimensi Internasional

• Penting di era globalisasi

• Perekonomian negara-negara di dunia

   menjadi terbuka

• Perusahaan akan mencari SD dimana 

  saja dengan tujuan mengoptimalkan

  penggunaan SD (ex : mencari modal di

  Eropa, mendirikan pabrik di Indonesia,

  menjual produk di AS)

Lingkungan eksternal makro

Lingkungan eksternal makro mempengaruhi organisasi melalui dua cara:

1.Mendorong pembentukan stakeholder (ex : tkt pend yg semakin tinggi membuat masyarakat semakin kritis, maka tuntutan semakin banyak, selanjutnya kadang mendorong timbulnya organisasi sosial yang memperjuangkan kepentngan tertentu)

2.Menciptakan lingkungan dimana organisasi harus mengantisipasi perubahan lingkungan tersebut (Mis : teknologi tinggi, keadaan perekonomian cerah/lesu, perubahan-perubahan sosial)

Lingkungan Internal

Kekuatan-kekuatan yang ada dalam organisasi dan sifatnya dapat dikontrol oleh manajemen.  Lingkungan ini juga berpengaruh secara langsung terhadap kinerja organisasi.

Terdiri dari unsur-unsur :

1.Pekerja (Employees)

2.Dewan Komisaris

3.Pemegang Saham /Pemilik (Owners)

4.Lingkungan Fisik Organisasi

Model Hubungan Organisasi-Lingkungan

1.Pengaruh Lingkungan terhadap organisasi

2.Strategi menghadapi lingkungan

 Pengaruh Lingkungan terhadap Organisasi

Gambar 1.  Model Hubungan Lingkungan-Organisasi

Model James D. Thomson
(Gambar 1 di Atas)

Meliputi dua dimensi :

1.Tingkat Perubahan (melihat sejauh mana stabilitas suatu lingkungan ; lingk yg cepat berubah mempunyai tkt perubahan tinggi).

2.Tingkat Homogenitas (melihat sejauhmana kompleksitas lingkungan ; lingk yg kompleks mempunyai elemen yang banyak, mempunyai homogenitas yg rendah).

●

●

Strategi Menghadapi Perubahan Lingkungan

1.   Mempengaruhi lingkungan langsung (manajer mencoba mempengaruhi langsung melalui beberapa cara)

      a. Melakukan lobi

      b. Pemasangan iklan

      c. Perundingan- perundingan dengan pihak terkait

      d.  Merger atau penggabungan usaha

2.   Memonitor lingkungan tidak langsung (manajer terus

       memantau perkembangan lingkungan dengan mencari      

       informasi dari berbagai media)

3.   Menyesuaikan diri terhadap lingkungan (Tindakan ini

      dilakukan manakala kekuatan lingkungan tidak dapat

      diubah.  Organisasi dapat melakukan penyesuaian dengan

      mengubah organisasi, struktur atau desainnya) ;

●

Tanggung Jawab Sosial Manajer

• Manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusan

• Manajer dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha terutama dalam berhubungan dengan pelanggan, karyawan, penyedia, pemegang saham, dsb.

• Etika manajer akan mempengaruhi keputusan-keputusan dan kegiatan-kegiatan organisasi

•

Lima Faktor yang Mempengaruhi Keputusan-Keputusan pada Masalah Etika

1.Hukum

2.Peraturan pemerintah

3.Kode Etik Industri dan Perusahaan

4.Tekanan-Tekanan Sosial

5.Tekanan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi

BAB V

PERENCANAAN 

Pengertian Perencanaan

•Perencanaan sebagai sebuah proses yang     

 dimulai dari penetapan tujuan organisasi,

 menentukan strategi untuk pencapaian

 tujuan organisasi secara menyeluruh, serta

 merumuskan sistem perencanaan yg 

 menyeluruh untuk mengintegrasikan dan

 mengoordinasikan seluruh pekerjaan

 organisasi hingga tercapainya tujuan 

 organisasi (Robbins dan Coulter, 2002)

Lanjutan

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa (Handoko, 2003)

Fungsi Perencanaan

Menurut Robbins dan Coulter :

1.Perencanaan sebagai pengarah

2.Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian

3.Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan SDM

4.Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas

Persyaratan Perencanaan

1.Faktual dan realistis

2.Logis dan rasional

3.Fleksibel

4.Komitmen

5.Komprehensif

●

Empat Tahap Dasar Perencanaan

1.Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2.Merumuskan keadaan saat ini

3.Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

4.Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Proses Perencanaan

Melibatkan dua elemen :

1.Tujuan (hasil akhir yang diharapkan dapat dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi)

2.Rencana (segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana SD akan dialokasikan)

Jenis-Jenis Tujuan

1.Dari kejelasan

  a. Tujuan yg dinyatakan (dinyatakan secara

          formal kepada publik, dan menjadi 

          jaminan perusahaan kepada publik)

  b.Tujuan yg aktual/nyata (tidak dinyatakan

         pada publik, secara aktual berusaha

         dicapai oleh para anggota organisasi)

2.  Dari segi keluasan dan waktu

a.Tujuan strategis (Tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu yang relatif lama, 3-5 tahun)

b.Tujuan taktis (Tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu menengah, 1-3 tahun)

c.Tujuan operasional (Tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan, 6 bulan – 1 tahun)

Tipe-Tipe Perencanaan

1.Dari segi keluasan dan waktu

  a.  Rencana Strategis (jangka panjang) 

  b.  Rencana Taktis (jangka menengah)

  c.  Rencana operasional (jangka pendek)

2.Dari segi  kejelasan

  a.  Rencana spesifik

  b.  Rencana direktif

3.Dari segi frekuensi penggunaan

4.a.  Rencana sekali pakai

  b. Rencana  yg penggunaannya secara terus menerus

Pendekatan Penetapan Tujuan

1.Pendekatan tradisional/Top-Down penetapan tujuan dimulai dari :        manajemen puncak    manajemen menengah           manajemen lini pertama,                  

                    tingkat pekerja

1.Pendekatan Management By Objectives (MBO)

  Penetapan tujuan dilakukan bersama-sama  antara pimpinan dan bawahan

●

●

Empat Faktor Tercapainya MBO
(Schermerhorn, 2002)

1.Tujuan yg ingin dicapai oleh setiap bagian/bawahan

2.Perencanaan yang ingin dilakukan

3.Standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan

4.Prosedur untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan

Gambar. 1. Proses MBO Sebagai Perencanaan dan Pengawasan Terintegrasi

Perencanaan Strategik

•  Adalah proses pemilihan tujuan-tujuan     

   organisasi, penentuan strategi, 

   kebijaksanaan dan program-program

   strategik yang diperlukan untuk tujuan-

   tujuan tersebut. Dan penetapan metoda-

   metoda yang diperlukan untuk menjamin

   bahwa strategi dan kebijaksanaan telah

   diimplementasikan (George A. Steiner da

   John B. Minner dalam Handoko)

Lanjutan

• Perencanaan strategik merupakan proses

  perencanaan jangka panjang yang disusun 

  dan digunakan untuk menentukan dan

  mencapai tujuan-tujuan organisasi 

  (Handoko, 2003)

Proses Perencanaan Strategik

1.Penentuan misi dan tujuan

2.Pengembangan profil perusahaan

3.Analisa lingkungan eksternal

4.Analisa internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi

5.Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik

6.Pembuatan keputusan strategik

7.Pengembangan strategi perusahaan

8.Implementasi strategi

9.Peninjauan kembali dan evaluasi

Alat Bantu Perencanaan

1.Bagan Arus (Flow Chart)

  Model grafis yang menunjukkan model sistem yg menggambarkan kejadian yang bersinambung dan keputusan ya-tidak

2.Bagan Gannt (Gannt Chart)

  Teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan

3.Jaringan Program Evaluation and Review Technique (PERT)

  Alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan  yang sifatnya tidak rutin, berskala besar maupun kompleks.

Hambatan dalam Perencanaan

1.Kurang pengetahuan tentang organisasi

2.Kurang pengetahuan tentang lingkungan

3.Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

4.Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

5.Biaya

6.Takut gagal

7.Kurang percaya diri

8.Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

●

Cara Mengatasi Hambatan

1.Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan

2.Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan,manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif

3.Mengembangkan suatu pola perencanaa dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima

4.Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu

●

●

Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana

1.Kegunaan

2.Ketepatan dan obyektivitas

3.Ruang lingkup

4.Efektivitas biaya

5.Akuntabilitas

6.Ketepatan waktu

●

 

BAB VII

PEMBUATAN KEPUTUSAN

Definisi

• Serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh 

  seseorang dalam usaha memecahkan

  permasalahan yang sedang dihadapi

  kemudian menetapkan berbagai alternatif

  yang dianggap paling rasional dan sesuai 

  dengan lingkungan organisasi.

• Mengambil keputusan berarti memilih dan

   menetapkan satu alternatif yang dianggap

   paling menguntungkan dari beberapa

   alternatif yang dihadapi.

Jenis-Jenis Keputusan
(Herbert A. Simon)

 1.  Keputusan yang diprogram

• Adalah keputusan yang terstruktur atau   

    yang  muncul berulang-ulang (rutin)

•  keputusan yang dibuat berdasarkan aturan,

   kebijakan dan prosedur rutin  

•  Contoh : Penetapan gaji karyawan baru

Promosi Jabatan

Penetapan persediaan barang

Membuat program promosi u/produk baru

Pengalokasian dana kepada bagian-bagian dalam organisasi

                    

2. Keputusan tidak diprogram

•  Adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah khusus,

   khas atau tidak  biasa (keputusan baru pertamakali muncul 

   dan  tidak terstruktur)

• Tidak ada prosedur yang pasti u/ menangani persoalan

   (bergantung pada intuisi/kreatiavitas pemecahan masalah   

   oleh manajer) 

   Contoh : 

•  Cara pengalokasian SD organisasi

•  Penanganan lini produk yang jatuh di pasaran

•  Cara perbaikan hubungan masyarakat

•  Penanganan masalah inflasi

•  Pengenalan produk baru

•  Perkara hukum

•

KEPUTUSAN DAN JENJANG MANAJEMEN

•

   

  

POHON KEPUTUSAN

•  Merupakan peralatan yang

   menggambarkan secara grafik berbagai

   kegiatan yang dapat diambil dan

   hubungan kegiatan-kegiatan ini dengan

   peristiwa di waktu mendatang yang 

   dapat terjadi.

•  Adalah suatu teknik u/ mengambil suatu

   keputusan

Pohon Keputusan

•  Adalah suatu peralatan yang menggambarkan secara grafik berbagai kegiatan yang dapat diambil dan hubungan kegiatan-kegiatan ini dengan berbagai peristiwa di waktu mendatang yang akan terjadi

•  Dikembangkan untuk membantu manajer membuat serangkaian keputusan yang melibatkan peristiwa-peristiwa ketidakpastian

•  Dapat membantu manajer mempertimbangkan keputusan-keputusan dengan cara yang lebih logik dan membuat manajer lebih memperhatikan perkiraan hasil-hasil dari keputusan-keputusan mereka

Misal :

Sebuah perusahaan ingin melakukan pengembangan produk.  Sebuah produk yang berada pada masa pengembangan mempunyai probabilitas 0.6 untuk diperbarui.  Jika berhasil diperbarui, produk ini mempunyai probabilitas 95% untuk menjadi laris.  Jika produknya tidak dapat diperbarui, probabilitas menjadi laris hanya 10%.

Pada pohon keputusan tersebut terlihat bahwa

Dengan diagram pohon, dengan cepat dapat dicari jawaban dari permasalahan ini, yaitu :

0.57 + 0.04 = 0.61

Artinya, peluang produk menjadi laris di pasar adalah 0.61 atau 61%

PEMBUATAN KEPUTUSAN KELOMPOK

Beberapa alternatif teknik yang digunakan :

1.Teknik curah pendapat (brainstorming)

2.Teknik kelompok nominal

3.Teknik Delphi

Teknik Curah Pendapat
(Brainstorming)

•   Dilakukan untuk memperoleh ide

    sebanyak-banyaknya dari berbagai pihak

    agar alternatif keputusan semakin banyak. 

•   Setiap anggota kelompok diminta untuk

    menyampaikan ide secara bebas dan

    kreatif untuk kemudian dicatatkan.

•   Seluruh anggota kelompok menilai setiap

    alternatif yang muncul hingga akhirnya didapatkan

    keputusan kelompok.

Teknik Kelompok Nominal
(Nominal Group Technique)

•      Setiap anggota kelompok diminta untuk  memberikan alternatif

    keputusan

•  Setiap anggota kelompok kemudian    diminta u/ mencatatkan

   kelebihan dan  kekurangan dari ide yang dibuatnya

•  Setiap anggota kelompok kemudian membacakan alternatif dan

   penilaian yang dibuatnya di hadapan anggota kelompok yang lain

• Seluruh anggota kelompok mendiskusikan setiap alternatif yang 

   dibuat

• Dilakukan perhitungan suara untuk memilih alternatif yang

   dianggap    terbaik

• Suara yang terbanyak dianggap sebagai alternatif keputusan yang

  diambil  

Teknik Delphi
(Delphi Technique)

•  Anggota kelompok ditentukan berdasarkan keahliannya masing-  masing

•  Ditentukan penanggung jawab yang akan memproses hasil dari setiap

   kajian dari para anggota kelompok

•  Setiap anggota kelompok diberikan pertanyaan seputar masalah yang   

   dihadapi melalui kuesioner yang bersifat terbuka u/ kemudian dijawab

   o/ setiap anggota kelompok

•  Jawaban dari setiap anngota kelompok kemudian dikumpulkan o/

   penanggung jawab u/ kemudian diringkas dan dibagikan kembali kpd

   setiap anggota kel u/ dievaluasi kembali dan ditanggapi.  Setiap anggota

   kel dapat menanggapi pandangan dari anggota kel lainnya

•  Hasil tanggapan kemudian dikumpulkan o/penanggung jawab u/ kemudian

   diringkas kembali dan kemudian dibagikan kembali kepada setiap anggota

   kelompok u/ ditanggapi kembali

• Proses tersebut berlanjut hingga dicapai kesepakatan terakhir mengenai  

   alternatif keputusan mana yang akan diambil

•

PEMBUATAN KEPUTUSAN KELOMPOK

Keuntungan :

1.Informasi dan pengetahuan lebih banyak

2.Lebih banyak alternatif yang dapat dihasilkan

3.Penerimaan terhadap hasil akhir akan lebih besar

4.Komunikasi yang lebih baik akan muncul

5.Para anggota kelompok secara individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan

Lanjutan

Kerugian/Kelemahan :

1.Membutuhkan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih besar

2.Merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok

3.Satu atau bebrerapa orang mendominasi kelompok

4.Tekanan kelompok akan muncul dan membatasi kreativitas individual

GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN

1.Manajer mengambil keputusan sendiri.  Didalam memutuskan tidak memerlukan suatu diskusi dengan siapapun, hanya mengandalkan informasi yang ada secara tertulis

2.Manajer mencari informasi , kemudian menetapkan keputusan sendiri.  Manajer berusaha mencari informasi dari bawahan sebagai bahan pertimbangan.  Pada bawahan, manajer hanya sekedar bertukar pikiran dan tidak memintanya untuk memberi masukan.

3.Manajer berkonsultasi dengan bawahan secara individu, tetapi keputusan tetap dibuat sendiri.  Manajer mengajak bawahan untuk membahas masalah dan meminta masukan dari bawahan.  Bawahan yang diajak bicara secara selektif ditentukan oleh manajer.  Masukan atau hasil diskusi dengan bawahan diolah sendiri untuk diputuskan tanpa melibatkan bawahan.

4.Manajer berkonsultasi dengan tim kerja dan kemudian memutuskan sendiri.  Manajer berkonsultasi dengan tim kerja, dan meminta mereka untuk terlibat secara aktif dalam pembahasan masalah.  Keputusan tetap manajer yang menentukan sendiri, tanpa meminta kesepakatan dari tim kerja terlebih dahulu.

5.Manajer bersama-sama bawahan mengambil keputusan.  Masalah didiskusikan secara bersama-sama, baik yang menyangkut alternatif maupun pilihan keputusan.  Keputusan yang diambil merupakan keputusan yang mendapatkan persetujuan bersama.

Keputusan yang Efektif

1.Kualitas Putusan (Quality of Decision)

2.Tingkat penerimaan keputusan     

      (Acceptance      of Decision)

3.   Efisiensi waktu (Time of Efficiency)

Kualitas putusan

•Apakah dalam pengambilan keputusan, seorang pimpinan memiliki sejumlah informasi yang cukup dan relevan? Kualitas putusan akan semakin baik apabila selaku pimpinan cukup mempunyai kesempatan mendapatkan informasi yang relevan (informasi berkaitan dengan masalah yang dihadapi dan diperlukan)

•

•Apakah dalam rangka mendapatkan informasi tersebut perlu melibatkan bawahan anda? Keterlibatan bawahan dalam menyajikan informasi sangat penting, karena bawahan yang selalu mengerjakan masalah teknis dan pimpinan tidak mempunyai kesempatan untuk mengerjakan masalah teknis

•

•

Tingkat penerimaan keputusan

• Apakah bawahan secara mutlak selalu menerima keputusan yang dibuat ?  Apakah suatu keputusan yang anda buat memerlukan adanya komitmen dari bawahan ? Suatu keputusan yang dapat diterima oleh bawahan serta mendapat dukungan berupa komitmen yang kuat dari bawahan, maka keputusan tersebut berkualitas. Keputusan yang dibuat pimpinan secara operasional akan lebih banyak dikerjakan oleh bawahan.  Apabila bawahan tidak melaksanakannya dengan baik, maka kualitas keputusan yang diambil masih diragukan

Efisiensi Waktu

• Apakah waktu untuk mengambil keputusan cukup tersedia ? Apakah perlu didiskusikan terlebih dahulu dengan bawahan ?  Dalam praktek sering terjadi suatu persoalan dibicarakan berlarut-larut tanpa menghasilkan suatu keputusan.  Ada saatnya, karena terbatasnya waktu, keputusan harus segera dibuat, agar pelayanan dan informasi berjalan lancar.

RISET OPERASI

•  Adalah metode kuantitatif yang

   bermaksud untuk menggambarkan,

   memahami, dan memperkirakan atau

   meramalkan perilaku berbagai sistem yang 

   kompleks dari kehidupan manusia dan

   peralatan 

• Tujuannya adalah untuk menyediakan

   informasi yang akurat sebagai dasar

   pembuatan keputusan

Ciri-Ciri Riset Operasi

1.Terpusat pada pembuatan keputusan

2.Penggunaan metode ilmiah

3.Penggunaan model matematik

4.Efektivitas ekonomi

5.Bergantung pada komputer

6.Pendekatan tim

7.Orientasi sistem

Pendekatan Riset Operasi untuk Pemecahan Masalah

1.Diagnosa masalah

2.Perumusan masalah

3.Pembuatan model

4.Analisa model

5.Implementasi penemuan

Model-Model Riset Operasi

1.Programasi Linear

2.Teori Antrian

3.Analisa Network

4.Teori Permainan

5.Model Rantai Markov

6.Programasi Dinamik

7.Simulasi

Bahan Diskusi I

  Adi adalah manajer produksi dan operasi baru di sebuah perusahaan pengolahan makanan.  Program yang direncanakannya adalah memperbarui produk yang ada.

  Salah satu produk yang ditanganinya sedang berada pada masa pengembangan mempunyai probabilitas 0.8 untuk diperbarui.  Jika berhasil diperbarui, produk ini mempunyai probabilitas 90% untuk menjadi laris.  Jika produknya tidak diperbarui probabilitas menjadi laris hanya 50%.

  Apakah keputusan yang diambil  Adi ? Memperbarui produk atau tidak ?  Buatlah pohon keputusan dari masalah tersebut .

Bahan Diskusi II (Acuan pengambilan keputusan )

Keputusan yang rasional adalah suatu keputusan yang tingkat penerimaannya dapat dijelaskan secara logis latar belakangnya, dan mengapa keputusan tersebut diambil. 

Agar keputusan yang diambil oleh manajer dapat bersifat rasional sesuai dengan kondisi organisasi, apa saran anda untuk gaya pengambilan keputusan manajer apabila :

1.Manajer sebagai pimpinan tidak menguasai dengan baik informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan

2.Bawahan sama sekali tidak berperan dalam menentukan  tujuan organisasi

3.Masalah yang akan diputus sangat kompleks dan banyak faktor yang belum diketahui

4.Bawahan mempunyai kecenderungan untuk menolak  putusan karena tidak mencerminkan apa yang mereka butuhkan. Manajer harus mengetahui  sampai sejauh mana komitmen mereka terhadap organisasi

5.Bawahan tidak sependapat atas putusan yang akan diambil karena ada berbagai kepentingan mereka

6.Semua alternatif keputusan baik, tetapi masih ada bawahan yang cenderung untuk menolaknya dengan alasan tertentu

7.Dalam mengatasi masalah, manajer dan bawahan mempunyai  andil yang sama dalam menentukan tujuan organisasi, tetapi tetap ada bawahan yang menolak 

Jawaban Diskusi II

1.Saran : Hindari gaya 1 (memutuskan sendiri)

2.Saran : Hindari gaya 5 (mengambil keputusan bersama-sama bawahan)

3.Saran : Pilih gaya 5 dan gaya 4 (manajer berkonsultasi dengan tim kerja dan memutuskan sendiri)

4.Saran : hindari gaya 1 (memutuskan sendiri) dan gaya 2 (mencari informasi dari bawahan dan memutuskan sendiri)

5.Saran : pilih gaya 5 (mengambil keputusan bersama-sama bawahan) dan gaya 4 (berkonsultasi dengan tim kerja dan memutuskan sendiri)

6.Saran : Pilih gaya 5 (mengambil keputusan bersama-sama bawahan)

7.Saran :  Pilih gaya 5 (mengambil keputrusan bersama-sama bawahan)